Les conséquences économiques de la crise mondiale que nous traversons du fait de la pandémie de Covid-19 vont lourdement impacter les entreprises tant sur un plan commercial que financier.
Cette crise va inciter chaque dirigeant à faire preuve d’agilité et de réactivité, à repenser en profondeur ses principes fondamentaux de management, son modèle économique, son organisation, et par voie de conséquence, le niveau de dépenses qui garantiront la pérennité de l’entreprise sans obérer son ambition commerciale.
Dans ce contexte, le Budget Base Zéro ou BBZ s’avère être un outil particulièrement adapté à cette réflexion à la fois stratégique et très opérationnelle.
Qu’est-ce que Le BBZ ?
Le Budget Base Zéro est une méthode de construction budgétaire appliquée pour la première fois en 1970 par Peter A. PYHRR chez Texas Instruments[1]).
A l’opposé des procédures budgétaires traditionnelles consistant à établir un budget sur la base des dépenses de l’année précédente, voire du budget de l’année précédente, cette méthode consiste à partir d’une page blanche et à redéfinir les activités de l’entreprise, le niveau de service minimal attendu (Qualité/Délai), les alternatives pour réaliser ces activités, le coût associé, de prioriser ces activités en fonction de leur contribution à la rentabilité de l’entreprise et d’allouer un budget en fonction de cette hiérarchisation.
L’objectif de cette démarche est d’identifier et de remettre en cause chaque poste de dépenses des fonctions support mais également des activités liées à la production ou au commerce afin de mettre en adéquation le coût des activités, le niveau de service attendu et les retombées économiques associées.
En moyenne, les gains peuvent atteindre 15% [2].
[1] Peter A. Pyhrr (1973). Zero-Base Budgeting: A Practical Management Tool for Evaluating Expenses, Wiley
[2]Etude Accenture Strategy ‘Beyond the ZBB Buzz’
| Méthodes Budgétaires traditionnelles | Budget Base Zéro | |
| Démarche | – Analyse des dépenses de l’année précédente- Projection en fonction du chiffre d’affaires- Pondération en fonction de taux d’inflation- Application de ratios d’objectifs de réduction de coûts | – Identification et priorisation des activités- Définition du niveau de service minimal requis (qualité / délai / …)- Recherche de solutions alternatives : suppression / Make or Buy / Externalisation – Internalisation– Optimisation des coûts : renégociation des contrats- Allocation des budgets |
| Avantages | – Simplicité de la méthode et de la démarche- L’existant est une base comparative facile d’accès et donc de référence | – Réflexion stratégique portant sur les activités de l’entreprise et leurs modalités d’exécution- Implication des opérationnels dans la définition des budgets- Appropriation des budgets- Evolution vers une culture de la performance |
| Risques | – Pas de remise en cause en profondeur de l’existant- Peu d’implication des opérationnels par un manque d’appropriation des budgets- Mauvaise allocation des ressources : augmentation de certaines dépenses, au détriment de dépenses à plus fort impact sur la croissance de l’entreprise | – Complexité de la démarche d’identification et d’évaluation de la performance des activités- Difficulté de hiérarchisation des activités- Suppression d’une vision à moyen et long terme en priorisant des actions ayant un ROI à court terme |
Le BBZ en pratique : traquer le gaspillage
Si le budget à base zéro est utilisé souvent dans les très grandes entreprises (25% de ces entreprises utiliseraient la méthode BBZ) une application très pragmatique de la méthode est accessible aux TPE / PME.
L’efficacité de la méthode repose sur les principes suivants :
- Une recherche de la performance et l’atteinte d’objectifs clairement définis au préalable ;
- Chaque dépense doit être remise en question et non reconduite d’une année à l’autre ;
- La justification de chaque dépense par un service rendu contribuant aux objectifs prédéfinis ;
- Une remise en cause pragmatique de l’existant en considérant qu’il n’y a pas de situation acquise immuable.
En pratique, cette approche consiste à analyser avec chaque opérationnel responsable de budget, au regard de ses activités et de leur contribution à l’objectif, ses postes de dépenses de l’année écoulée, à partir de la comptabilité et de s’interroger sur :
- L’objectif de la dépense
- Sa contribution à la croissance de l’entreprise ?
- L’existence d’alternatives
Quelques exemples concrets :
Réduction des coûts liés à l’espace de travail
Le contexte Covid-19 a imposé et généralisé le recours au télétravail. Ce mode de fonctionnement des organisations tend à devenir la norme pour les services non liés à la production. Les activités qui gravitent autour des locaux professionnels doivent être revues en conséquence :
– redéfinition de l’espace de travail minimal nécessaire et réductions de coûts potentielles découlant de la renégociation des baux voire de la sous-location des espaces
– remise à plat du cahier des charges de l’entretien des locaux en vue de renégocier les conditions existantes et/ou mettre en compétition différents acteurs :
- en prenant en compte les mesures sanitaires renforcées ;
- en adaptant les fréquences de nettoyage au rythme de travail de l’entreprise compte-tenu de l’organisation et du recours au télétravail, voire à l’Activité Partielle
- en restreignant les espaces à nettoyer par condamnation de salles de réunion par exemple
– mise en œuvre d’une solution intermédiaire consistant à offrir à ses salariés la possibilité d’utiliser un espace de coworking proche de leur domicile, solution flexible à coût limité qui combine les avantages suivants :
- Qualité de vie améliorée par la limitation des déplacements vers le lieu de travail
- Réduction des sollicitations et interruptions fréquentes dans les espaces traditionnels de travail
- Maintien d’une vie sociale « professionnelle »
Redimensionnement des plans marketing et communication en fonction des enjeux commerciaux
Ces budgets ne peuvent être projetés à partir des budgets des années précédentes et sont particulièrement adaptés à une démarche BBZ. Chaque action doit être définie et budgétée dans l’optique de servir les enjeux commerciaux de l’année à venir.
Si un des écueils du développement commercial est la faiblesse du pipeline, alors les activités marketing privilégiées porteront sur l’Inbound Marketing.
Si l’enjeu est la réduction du cycle de vente lui-même alors le Marketing Automation pourra être priorisé.
Réduction des forfaits d’honoraires juridiques résultant de l’analyse de l’activité de revue de contrats
L’activité de rédaction de contrats Clients ou Fournisseurs, essentielle à l’entreprise, peut néanmoins être optimisée après avoir revu le niveau de service attendu. Il est ainsi possible de définir, en fonction de critères de risque ou de montants de contrats, une typologie de contrats en fonction de laquelle :
– Un modèle de contrat standard qui, une fois défini avec le cabinet d’avocats partenaires, pourrait ensuite être déployé sans recours supplémentaire
– La revue du contrat pourrait être limitée
– La revue devrait au contraire être approfondie
Remise en question des abonnements
L’ensemble des abonnements de l’entreprise doit être listé et confronté au niveau d’utilisation de leurs bénéficiaires. Il est en effet fréquent qu’un abonnement « historique » ne serve plus et que personne ne prenne le temps de le résilier.
De même, de nombreuses publications proposent des formules digitales moins onéreuses que la version papier, permettant également de réduire le gaspillage de revues non lues.
Revue des assurances
Dans un contexte de réduction des déplacements, une alternative à l’assurance annuelle Missions peut être de souscrire ponctuellement une assurance dans des cas limités de déplacements de longue durée ou vers des destinations lointaines.
Dans un contexte économique incertain et critique tel que nous le connaissons aujourd’hui, remettre à plat son organisation est primordial et repenser sa structure de coûts est vital.
Une approche pragmatique du Budget Base Zéro favorise l’alignement des différents projets opérationnels avec la stratégie de l’entreprise, facteur de performance. En incitant les opérationnels à se poser les bonnes questions, la méthode BBZ permet d’insuffler un changement culturel et la remise en cause de chaque action sous l’angle Objectif/Efficacité/Coût devient un état d’esprit, un réflexe naturel.
Les sources d’économie qui sont en résultent seront durables, ce d’autant qu’elles servent la stratégie de croissance de l’entreprise.
