Sélectionner ses partenaires, être bien accompagné : une étape clé à amorcer très en amont pour garantir le développement de votre entreprise dans les meilleures conditions.
A la création de son entreprise, le dirigeant va devoir faire des arbitrages quant à l’allocation de ses ressources « intellectuelles », précieuses parce que limitées, et surtout ne pas se disperser. Il misera en priorité sur les aspects business essentiels du développement produit et du développement commercial mais il fera trop souvent l’impasse sur ce qu’il est commun d’appeler « les fonctions supports », au risque de devenir schizophrène en tentant de les gérer par lui-même. Sécuriser les aspects légaux et règlementaires fondamentaux est pourtant un gage de réussite d’une croissance saine et de la stabilité de l’entreprise.
Retarder le moment de s’entourer d’experts compétents dans leurs domaines et tenter se transformer en couteau suisse en assumant la comptabilité, la gestion de la paie, les dépôts de brevets, la rédaction de ses contrats commerciaux est une fausse économie et une réelle perte de temps. Le dirigeant va inexorablement s’épuiser en cherchant à être compétent dans tous ces domaines. Il va se disperser au détriment des domaines sur lesquels il doit être entièrement focalisé : sa stratégie commerciale, sa stratégie produits, la fiabilisation de sa technologie, le financement de son entreprise, ….
Quels sont ces partenaires dont il faut s’entourer ?
Dès l’origine du projet, il est fréquent que l’entrepreneur ait choisi son alter ego, doté de compétences commerciales s’il est lui-même plus orienté produits/techno ou inversement.
S’entourer d’un réseau auprès de qui il pourra confronter ses idées, partager les expériences, lui permettra de prendre du recul et de lever les obstacles rencontrés.
En lien direct avec l’entreprise, les partenaires externes seront une aide et un atout précieux s’ils sont bien choisis, dont principalement :
- Le banquier
- L’expert-comptable qui assurera la tenue des comptes et le respect des obligations déclaratives financières, légales et fiscales
- Le prestataire de paie en charge de la gestion des paies des salariés et des obligations légales afférentes (qui peut être l’expert-comptable au démarrage de l’entreprise)
- L’assureur
- Les avocats, selon leurs spécialités : droit des sociétés, propriété intellectuelle, fiscalité, droit des affaires, droit social
- Le Commissaire Aux Comptes (CAC) dans une deuxième phase, les seuils nécessitant la certification des comptes par un CAC ayant été relevés l’an dernier.
Une démarche et des critères de choix, communs à ces partenaires
Une fois convaincu qu’être bien entouré est un accélérateur de développement, par où commencer ?
1.Activer votre réseau : rien de tel que le bouche à oreille pour dénicher des partenaires dont les compétences auront été éprouvées.
- Vos « confrères » entrepreneurs qui sont passés par les mêmes réflexions concernant leurs partenaires fonctionnels
- Votre réseau Linkedin qui est une source évidente de contacts spécialisés.
- Votre expert-comptable si vous l’avez déjà sélectionné et s’il n’est pas lui-même prestataire de paie a déjà dans son propre réseau un ou plusieurs prestataires qu’il peut vous recommander pour gérer la paie de vos salariés, parce qu’il les côtoie sur des dossiers clients communs.
- Votre banquier (que vous avez sélectionné au préalable lors de la création de votre entreprise) a lui aussi un réseau de partenaires spécialisés qu’il peut vous conseiller. Gardez néanmoins en tête que la banque perçoit auprès du prestataire, une commission sur la durée sur les prestations souscrites via ce réseau de partenaires.
- Le fonds d’investissement si vous avez déjà levé des fonds, peut également être une source de contacts.
2.Définir son besoin : pour s’assurer de trouver ce qu’il nous faut, il faut savoir ce que l’on cherche
- Vos partenaires potentiels sont aguerris à ce type de démarche et savent ce dont vous avez besoin, dans la mesure où ce besoin est proche de celui de leurs autres clients … à vos spécificités près qu’il est primordial d’identifier et de lister avec précision, par exemple :
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- Implantation à l‘étranger nécessitant que le partenaire sélectionné puisse échanger en anglais (au minimum) et maîtriser les aspects réglementaires d’une comptabilité locale
- Facturation clients et/ou fournisseurs hors zone euro impliquant des échanges en devises étrangères
- Activité pour laquelle des couvertures de risques assurances spécifiques sont nécessaires
- Emploi de salariés étrangers nécessitant une bonne maîtrise de la gestion des titres de séjour
- Levée de fonds qui implique une technicité suffisante pour vous épauler dans vos processus
- Le périmètre des prestations est un point important à préciser, sous une forme « Qui fait quoi », par exemple :
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- Prestataire de paie : qui met à jour les variables de paie à partir desquels sera calculée la paie mensuelle et dans quel outil ? Qui contrôle la paie ?
- Expert-comptable : qui prépare les virements fournisseurs ? Qui assure les relances de paiement auprès des clients ?
3.Quels critères communs à tous ces partenaires ?
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- La proximité géographique : vous serez amenés à les rencontrer régulièrement et un échange en présentiel vous permettra d’approfondir les sujets que vous aurez abordés à distance et de renforcer la relation de confiance que vous aurez instaurée.
- Ni trop grand, ni trop petit : vous attendrez de la réactivité de votre partenaire, la taille de ses équipes doit être adaptée à votre structure : ni trop petite afin de pouvoir garantir la disponibilité permanente d’un interlocuteur, ni trop grande pour que votre besoin soit toujours pris en considération sans risque d’être relégué après celui d’un client « plus important » (représentant un chiffre d’affaires plus élevé pour le prestataire)
- La connaissance de votre business : si vous préfèrerez éviter, bien que soumis à l’obligation professionnelle de confidentialité, de choisir l’expert-comptable de votre concurrent, vous privilégierez un partenaire familier de votre secteur d’activité, dont il maitrisera les particularités :
- Si vous êtes éditeur de logiciel, assurez-vous que l’avocat en droit commercial que vous sélectionnerez a des clients dans ce domaine, les contrats de licence informatique, mode SaaS ou non, pouvant être complexes.
- Si vous êtes un industriel avec des problématiques de gestion de stocks, il est préférable que votre futur expert-comptable ait dans son portefeuille clients des sociétés autres que des sociétés de services.
- Si le développement informatique est le cœur de votre activité, vous aurez certainement besoin de souscrire à un contrat d’assurance en cyber-sécurité, vérifiez les compétences du courtier pressenti dans ce domaine.
- La relation de confiance : le support que vous apporteront vos partenaires sera d’autant plus efficient que vous aurez échangé en confiance avec eux sur une large variété de sujets. La sélection du partenaire s’accompagne nécessairement de 2 ou 3 rendez-vous en présentiel qui vous permettront d’identifier si « vous vous sentez en confiance ».
- Des outils adaptés à votre business et adaptables : renseignez-vous sur les outils utilisés ou en cours d’étude par le partenaire pressenti. Une veille régulière et ses compétences quant aux différents outils innovants du marché seront de bons indicateurs de sa propre capacité à vous proposer des outils adaptés susceptibles d’évoluer avec votre société :
- Vous distribuez vos produits au travers de différents points de ventes : boutiques et réseaux de distribution, le logiciel comptable de votre expert-comptable doit répondre à ce besoin de gestion de caisse et de gestion par magasin.
- Quelles sont les capacités d’analyse offertes par le logiciel de paie de votre expert-comptable ? extractions possibles, suivi analytique, outil de simulation de salaires par exemple.
- A quels autres outils de suivi des temps ou de gestion d’activité le logiciel de paye du prestataire de paye peut-il être connecté ?
- Avec quels logiciels de facturation ou de gestion de notes de frais le progiciel métier de l’expert-comptable peuvent-ils être interfacés ?
- Quel est l’outil de Gestion Documentaire et de signature électronique utilisé par l’avocat pressenti ?
- La stabilité des équipes : plus qu’une enseigne, une marque, un groupe, votre partenaire sera un interlocuteur privilégié qui vous accompagnera sur le long terme. Mieux il vous connaitra, plus il sera à même de bien vous accompagner, de vous challenger, de vous conseiller. Ce type de relation se construisant dans la durée, renseignez-vous sur le turn-over au sein des cabinets que vous consultez et privilégiez ceux dont les équipes sont stables.
4.Comparer les offres : comme pour toute prestation, les offres, sont à comparer entre elles à service/périmètre équivalent, compte-tenu du besoin que vous aurez défini précédemment.
N’hésitez pas à faire jouer la concurrence en termes de tarification et à demander les taux horaires ou journaliers lorsque cela est possible (avocat, expert-comptable, …). La négociation des honoraires ou du service rendu est toujours possible … dans la mesure du raisonnable pour éviter de vous retrouver avec un service, certes peu cher, mais très dégradé.
A partenaire spécifique, critère spécifique
1.Expert-comptable et prestataire de paie
Les critères cités précédemment seront clés pour le choix de ces partenaires. En particulier, sélectionner un expert-comptable ou un prestataire de paie, c’est aussi sélectionner un outil qui doit notamment intégrer les points suivants :
- Echanges dématérialisés : ces partenaires doivent disposer d’outils de dématérialisation et des gestions documentaires, indispensables à la fluidité et à la facilité des échanges en temps réels, type Dropbox, pCloud, OneDrive
- Accessibilité : les données traitées dans le logiciel comptable et le logiciel de paie doivent pouvoir être consultées à distance par vos collaborateurs qui gèrent les fonctions support.
- « Universalité » : optez pour un prestataire utilisant des outils répandus et reconnus par la profession, d’un apprentissage simple dans l’optique où vous pourrez être amené à internaliser ces fonctions support à un stade ultérieur de développement de votre entreprise
- Connectivité : avec vos portails bancaires ou à vos autres outils dont gestion de notes de frais, facturation, time sheets, …
- Gestion financière : gestion analytique, outil budgétaire, reportings
- Possibilité de gérer des échanges en devises étrangères
- Evolutivité : gestion multi société / multi établissement / multi pays
Dans des contextes plus spécifiques d’entreprises souhaitant travailler à l’export, assurez-vous de préciser dans votre cahier des charges vos besoins en termes de :
- Connaissance en normes comptables IFRS ou US GAAP
- Expertise en consolidation des comptes
- Implantation à l’international si vous souhaitez opter pour un même prestataire pour toutes les sociétés du groupe
2.Banquier
Choisissez votre banquier dans l’optique d’un accompagnement sur le long terme et challengez-le sur ces sujets lors de vos rendez-vous de sélection :
- Au quotidien, il doit mettre à votre disposition :
- un interlocuteur opérationnel disponible et réactif qui saura vous débloquer rapidement tout problème du « quotidien » (émission ou réception de virement en devises, déblocage d’une carte bancaire ayant atteint son plafond)
- une interface bancaire claire et simple d’utilisation pour la majorité de vos besoins (virements, délégation à vos collaborateurs, exports et intégration comptable, …)
- Négociez dès l’ouverture du compte la tarification des principales opérations (commission de mouvement, carte bancaire, monétique, …) et une autorisation de découvert
- Interrogez-le sur la politique d’accompagnement des clients TPE/PME
- En phase de forte croissance nécessitant des investissements : quels sont les process internes de validation de financement de prêt à l’investissement ?
- En phase de prospérité : quels placements sans risque saura-t-il vous conseiller ?
Votre stratégie implique un développement à l’international :
- Assurez-vous de sa propre implantation à l’international au travers de succursales ou d’un réseau bancaire partenaire
- Testez sa capacité à vous conseiller en matière de risque de change
Vos flux clients et fournisseurs sont à majorité en devises étrangères :
- Vérifiez la facilité d’ouverture de comptes en devises et les transferts de compte à compte
- Comparez et négocier les tarifs des virements à l’étranger
3.Avocat
Susceptible de vous accompagner sur des problématiques extrêmement variées et de vous éviter des erreurs préjudiciables à votre entreprise, l’avocat est un partenaire essentiel. Selon votre besoin et votre capacité à gérer des conseils multiples, vous disposez de deux alternatives :
- Choisir un avocat généraliste sur la majorité de vos sujets quotidiens et s’entourer de plusieurs cabinets d’avocats à taille humaine pour intervenir sur des sujets pointus pour lesquels vous aurez besoin d’une expertise spécifique ;
- Sélectionner un cabinet de taille plus importante capable de couvrir les différents domaines d’expertise que vous serez amenés à solliciter au cours de la vie de votre entreprise et que sont :
- Le droit en propriété intellectuelle
- Le droit des sociétés
- Le droit commercial
- Le droit social
- Les opérations de « haut de bilan »
L’implantation internationale de ce type de cabinet est là aussi un avantage dans le cas où un développement à l’export est un de vos axes stratégiques à court ou moyen terme.
Se concentrer sur ses priorités opérationnelles et stratégiques est l’objectif de tout dirigeant. S’entourer de professionnels pour gérer les expertises sur lesquels il n’a pas de valeur ajoutée est également un acte fort de management.
Ces professionnels, sur lesquels le dirigeant s’appuiera, sont un investissement sur la durée qui permettra à l’entrepreneur de gagner du temps, de se structurer et, au final, d’augmenter sensiblement son efficacité et la fiabilité de son entreprise sur des sujets complexes.
